Offre d'emploi   
COMMIS AU COMPTOIR MULTISERVICE RÉGULIER
TEMPS PARTIEL (20 HEURES PAR SEMAINE)
CENTRE INRS – INSTITUT ARMAND-FRAPPIER À LAVAL
  
Sommaire de la fonction   

Relevant du superviseur des services administratifs et auxiliaires, monsieur Éric Bois, cette personne effectue des tâches liées aux activités du comptoir multiservice du Centre INRS – Institut Armand-Frappier tel que les appels téléphoniques, l'accueil, les demandes d’informations courantes, le courrier, les colis, la réservation des salles, le prêt d’équipements audio-visuels, les demandes de service et de travaux, les cartes d'accès, les permis de stationnement, les clés et les casiers.

Principales tâches et responsabilités   

À titre indicatif, la personne est appelée plus particulièrement à réaliser les tâches suivantes :

Effectue l'opération complète d'un service téléphonique; reçoit et achemine les appels téléphoniques venant de l'intérieur ou de l'extérieur et transfère les appels d'un poste à un autre; s'enquiert du motif des appels reçus afin de les transmettre au centre ou service concerné ou à la personne qui peut le mieux répondre aux demandes de renseignements; prend et transmet des messages; effectue les demandes de poste téléphonique, de boîte vocale ou de téléphone portable selon les besoins identifiés par la personne responsable; corrige le fichier de l'annuaire téléphonique en suivant les mouvements de personnel.

Accueille et dirige les personnes visiteuses, leur porte assistance au besoin.

Répond à des demandes d'informations, diffuse et explique les renseignements relevant de son domaine d'activité. Soumet les cas problèmes à la personne responsable.

Reçoit et distribue le courrier, reçoit et expédie des colis; tient une petite caisse.

Tient à jour le registre d'utilisation de salles et fait la réservation de ces salles; effectue la réservation et le prêt d'équipements audio-visuel tels que projecteurs, appareils de conférence téléphonique et de vidéoconférence, pointeurs et ordinateurs portables; fait l'installation des équipements et assure un support aux utilisateurs.

Reçoit les demandes de service, de dépannage et de travaux; achemine les demandes de service et de dépannage aux personnes responsables; saisie les demandes de travaux dans le système informatique et les achemine aux personnes responsables concernées.

Prépare les dossiers et l'émission des cartes d'accès et des permis de stationnement en s'assurant que les formulaires contiennent les informations demandées, en effectuant la saisie des informations, en prenant la photo des personnes et en émettant les cartes et permis; effectue la mise à jour des dossiers; assure le suivi des cartes d'accès et des permis de stationnement selon les directives reçues.

Saisit et vérifie les informations relatives aux prêts de clés; après approbation, achemine les clés aux requérants; identifie et met à jour l'inventaire des clés et classe les serrures et cadenas. Assure le suivi des prêts de clés, de serrures et de cadenas.

Collabore à la préparation des dossiers de prêts de casiers en vérifiant la disponibilité des casiers et en attribuant les clés ou la combinaison numérique du casier; saisit et met à jour l'inventaire des casiers.

Accomplit diverses tâches telles que le tri, l'assemblage et le classement de divers documents relatifs à son champ d'activités.

Utilise divers appareils tels que système informatisé de gestion et de traitement de l'information, micro-ordinateur, télécopieur, photocopieur.

Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis.

La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d'être effectuées par la personne salariée occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d'effet sur l'évaluation.


Exigences normales et habiletés particulières   
Scolarité
  • Détenir un diplôme d’études secondaires ou scolarité équivalente.
  • Expérience
  • Posséder un minimum de six (6) mois d’expérience pertinente.
  • Autre
  • Habileté de base pour la saisie de texte et de données;
  • Connaissance de base d’un logiciel de traitement de texte et de données.

  • Lieu de travail   
    Traitement   
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