Offre d'emploi   
SECRÉTAIRE DE DIRECTION TEMPORAIRE
TEMPS PARTIEL (20 HEURES PAR SEMAINE)
SERVICE DES IMMEUBLES ET DES ÉQUIPEMENTS À LAVAL
  
Sommaire de la fonction   

Relevant du directeur du Service des immeubles et des équipements, M. Luc Pomerleau, la personne assiste son supérieur immédiat ainsi que les autres gestionnaires de l’équipe dans l’accomplissement de son mandat en participant aux opérations reliées à de la formation, des ressources humaines, financières et matérielles ou à tout autre dossier spécifique relié à la mission de l’unité. En l’absence de son supérieur, elle voit au maintien et au suivi de certaines opérations et assure la bonne marche du bureau.

Principales tâches et responsabilités   

Plus spécifiquement, la personne participe aux différentes opérations reliées à la gestion de la formation, des ressources humaines, financières et matérielles. À cette fin, elle fait les recherches nécessaires, communique avec les personnes ressources et remplit les formulaires administratifs requis.

Elle a la responsabilité de fournir des réponses à certaines questions à partir des politiques, des règles, des procédures de gestion et des pratiques en vigueur dans son secteur et règle certains problèmes relevant de sa compétence. À partir de recherches dans la documentation ou auprès de différents intervenants, elle fournit et obtient l’information sur des sujets variés et complexes.

Elle collabore à la bonne marche de son secteur en colligeant l’information, en présentant sous les formes appropriées les données relatives à son domaine et en suggérant des modifications susceptibles d’améliorer le fonctionnement des activités de son secteur.

Elle effectue le suivi des décisions prises par son supérieur et prend les mesures appropriées afin d’en assurer la réalisation.

Elle prend les dispositions relatives à l’agenda de son supérieur. À cette fin, elle prend et fixe les rendez-vous, les lui rappelle et organise des rencontres selon les priorités. Elle peut réaménager l’emploi du temps en fonction des urgences ou des imprévus et s’assure de la présence de son supérieur à ses différents rendez-vous.

Elle prépare les comptes de dépenses des gestionnaires du Service.

Elle tient à jour les dossiers du personnel et prépare les documents requis lors des affichages, des engagements, des promotions, des nominations, des affectations, des congés sabbatiques, des absences, etc. Elle veille au respect des échéanciers et des directives à ce sujet.

Elle reçoit et filtre les appels téléphoniques et donne des renseignements. Elle accueille les visiteurs, s’informe de l’objet de l’entretien et prépare les documents nécessaires. Elle oriente ceux dont le problème peut être réglé par une autre autorité et fixe des rendez-vous si, à son avis, il est nécessaire de tenir un entretien avec son supérieur.

Elle prend connaissance du courrier (papier et courriel) et le trie en fonction des priorités. Elle prépare les dossiers en faisant les recherches et les consultations préalables. Elle répond aux demandes relevant de sa compétence. Elle rédige des projets de réponse complexes. Elle note les suites à donner et effectue le suivi des dossiers.

Elle organise des réunions en faisant les convocations, les réservations de salles et la préparation du matériel et des documents nécessaires. Elle assiste aux réunions, prend note des délibérations, rédige les procès-verbaux et donne suite aux décisions qui relèvent de sa compétence.

Elle assume la responsabilité du système de classement et applique la procédure d’archivage. Elle effectue la mise à jour régulière des dossiers et des fichiers informatiques de gestion.

Elle prend des notes, saisit divers documents tels que lettres, rapports, mémos. Elle effectue la mise en page des documents et en vérifie l’orthographe et la grammaire. Elle signe certains documents.

Elle utilise les logiciels en usage. Elle tient à jour les applications informatisées et participe à leur développement afin d’améliorer l’efficacité des opérations.

Elle participe à la planification et à l’organisation matérielle d’activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages.

Elle utilise divers appareils tels que système informatisé de traitement de l’information, calculatrice, photocopieur, télécopieur.

Elle accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur, lorsque requis.

La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d'être effectuées par la personne salariée occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d'effet sur l’évaluation.


Exigences normales et habiletés particulières   
Scolarité
  • Détenir un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou scolarité équivalente.
  • Expérience
  • Posséder cinq (5) années d’expérience pertinente.
  • Autre
  • Excellente connaissance de la Suite Office (Word, Excel, Outlook, Powerpoint);
  • Excellente maîtrise de la langue française, parlée et écrite;
  • Bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite;
  • Habiletés rédactionnelles et relationnelles;
  • Excellente organisation du travail et respect des échéanciers;
  • Capacité à gérer plusieurs dossiers en simultané;
  • Sens développé de l’organisation et esprit d’équipe;
  • Débrouillardise et autonomie;
  • Bonne gestion des priorités;
  • Discrétion et honnêteté.

  • Lieu de travail   
    Traitement   
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