Offre d'emploi   
AGENTE ADMINISTRATIVE OU AGENT ADMINISTRATIF CLASSE 5 - REMPLAÇANT
TEMPS PARTIEL (28 HEURES PAR SEMAINE)
CENTRE INRS – INSTITUT ARMAND-FRAPPIER À LAVAL
  
Sommaire de la fonction   

Relevant de la gestionnaire de l’administration du centre, sous encadrement très limité et en collaboration avec les autres membres de l’équipe, la personne assume la responsabilité d’un ensemble de travaux administratifs impliquant la planification, l’organisation, la coordination et le contrôle des activités sous sa responsabilité. Elle est affectée aux tâches spécialisées reliées aux ressources humaines, aux consultants, aux étudiants externes, à la comptabilité et au perfectionnement. Elle possède une liberté d’action dans la planification et l’organisation de son travail et s’assure du respect des règles de fonctionnement en vigueur, dont notamment les règles de confidentialité.

Principales tâches et responsabilités   

Plus spécifiquement, la personne aura à assumer les responsabilités suivantes :

Ressources humaines

Elle propose et fournit aux professeurs et à la direction l’information concernant l’embauche de personnel et son renouvellement; elle obtient les signatures requises et effectue les suivis auprès du Service des ressources humaines. Elle effectue le suivi des fins de contrats et fait le rappel auprès des professeurs pour le renouvellement de ceux-ci.

Elle prépare et fait compléter aux nouveaux employés les formulaires requis selon les conditions d’embauche et leur fournit les renseignements appropriés.

Elle complète toutes les confirmations d’embauche, obtient les signatures requises et les transmet au Service des ressources humaines. Elle calcule les salaires à engager dans les projets et crée toutes les assignations salariales au système SOFE.

Elle transmet les projets d’affichage de poste du centre et en assure le suivi.

Elle assure également le suivi et la mise à jour des absences et des vacances au système SOFE pour tout le personnel syndiqué, régulier et contractuel du centre. Elle prépare également les reports de vacances de tous les employés pour la nouvelle année financière et les faits suivre au Service des ressources humaines.

Consultants

À la demande des professeurs, elle prépare des contrats de consultants qu’elle fait suivre au Service des ressources humaines pour approbation. Elle réserve les fonds nécessaires dans les projets de recherche et saisit les honoraires dans SOFE après avoir obtenu les autorisations nécessaires.

Elle tient à jour une liste des consultants.

Étudiants externes, postdoctoraux et stagiaires

Elle prépare et fait remplir aux stagiaires les formulaires requis pour leur inscription dans le Portail des étudiants à chaque trimestre et effectue le suivi auprès du Service des études supérieures et postdoctorales.

Elle fait le suivi et s’assure du versement des bourses octroyées par les professeurs aux étudiants externes de l’INRS en compilant au système SOFE les montants des bourses.

Elle vérifie si les stagiaires postdoctoraux étrangers ont tous les papiers requis (permis de travail, passeport, etc.) à l’ouverture de leur dossier.

Elle répond aux demandes d’information et donne des explications quant aux versements des bourses. À la demande de l’étudiant, elle prépare un compte-rendu des bourses qui lui sont versées pour joindre à une demande de bourse du CRSH ou autres organismes.

Elle informe ce dernier des démarches à entreprendre afin d’obtenir ses documents d’assurances privées, maladies et sociales

Opérations comptables

Elle s’occupe de l’imputation des coûts du Service des ressources humaines. Elle compile et dresse une liste des heures travaillées par les employés aux divers projets des professeurs. Elle expédie cette liste aux professeurs pour approbation. Après approbation, elle saisit dans SOFE les écritures nécessaires aux transferts des coûts au budget du centre.

Elle fournit aux professeurs, pour leurs demandes de subventions, les coûts de personnel et les taux journaliers.

Elle recueille, analyse, vérifie et prépare des données ou des informations préalables à la rédaction de réponses, à la production de rapports divers, de contrats et toute autre correspondance requise se rapportant aux divers dossiers sous sa responsabilité.

Perfectionnement

Elle recueille et vérifie les demandes individuelles de perfectionnement du centre.

Elle collabore au suivi administratif des activités de perfectionnement du centre, produit et met à jour le tableau concerné.

Elle collabore à la préparation des dossiers requis pour les réunions du comité de perfectionnement.

Elle accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou exceptionnellement les tâches d’un poste inférieur lorsque requis. La liste des tâches et responsabilités déjà énumérées est sommaire et indicative.


Exigences normales et habiletés particulières   
Scolarité
  • Détenir un diplôme terminal du cours secondaire avec option appropriée ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.
  • Expérience
  • Détenir six (6) années d’expérience pertinente.
  • Autre
  • Très bonne connaissance de MS Office (Word, Excel, Outlook);
  • Sens du service à la clientèle et facilité à communiquer;
  • Capacité de travailler sous pression;
  • Autonomie et discrétion;
  • Excellente connaissance de la langue française écrite et parlée;
  • Connaissance de l’organisation du travail et de la gestion des ressources humaines;
  • Capacité d’analyse, esprit de synthèse;
  • Sens de l’initiative, rigueur.

  • Lieu de travail   
    Traitement   
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