Offre d'emploi   
SECRÉTAIRE ADMINISTRATIVE OU SECRÉTAIRE ADMINISTRATIF RÉGULIER
CENTRE ÉNERGIE MATÉRIAUX TÉLÉCOMMUNICATIONS À VARENNES
  
Sommaire de la fonction   

Relevant du directeur du Centre, la personne est appelée à réaliser des travaux administratifs relatifs au suivi de mandats, à l’organisation de réunions, à la préparation de comptes rendus et rédaction de procès-verbaux, à la compilation d’information de gestion de même qu’à la préparation et au suivi de la correspondance de la direction du Centre. Elle facilite la gestion administrative et le suivi des dossiers relatifs aux ressources professorales du Centre.

Principales tâches et responsabilités   

Plus spécifiquement, elle tient à jour l’agenda du directeur, fixe les rencontres, en informe les personnes concernées et rassemble la documentation pertinente. Elle assiste celui-ci par rapport au suivi des dossiers et au rappel des échéances ainsi que dans la préparation de la documentation de divers dossiers pour les réunions des instances du Centre. Elle traite les affaires courantes et soutient le directeur dans la gestion des dépenses de son équipe de recherche.

Elle voit à la transcription de documents, de lettres et de rapports. Elle voit également à la mise à jour de données dans les systèmes appropriés et à la compilation de statistiques pour divers rapports et elle conçoit des registres et des tableaux et voit à leur actualisation.

Elle planifie et organise les déplacements du directeur et d’autres personnes de l’équipe de direction du Centre. Elle effectue les réservations et fait le suivi administratif requis. Elle prépare les rapports de dépenses et en assure le suivi.

Elle reçoit et filtre les communications et accueille les visiteurs. Elle prend connaissance du courrier et des courriels et en assure le suivi. Elle prépare et transmet la documentation nécessaire et fixe les rendez-vous. Elle détermine les urgences et les transmet, au besoin, aux personnes concernées et en assure le suivi. Elle rédige la correspondance, complète les informations nécessaires et les transmet au directeur.

Elle agit à titre de personne-ressource pour les dossiers relevant de sa compétence et collabore avec le personnel de l’INRS et les intervenants externes.

Elle effectue des recherches, rassemble des informations, documente des dossiers certains ayant un caractère confidentiel, afin d’en favoriser l’analyse et ainsi faciliter la prise de décision. Elle rédige des rapports synthèses.

Elle organise les réunions du directeur, les comités du Centre et les assemblées des professeurs du Centre et y assiste lorsque requis. Elle prend des notes, rédige les procès-verbaux et fait les suivis appropriés.

Elle apporte un appui aux comités de sélection des professeurs et assure le suivi des dossiers avec le directeur (description de poste, affichage, ouverture des dossiers, fixation des rencontres et horaires des entrevues, convocation des candidats, préparation des dossiers pour les membres, etc.).

Elle tient à jour ses connaissances relatives aux documents normatifs liés à son champ d’activité.

Elle assume la responsabilité du système de classement de ses dossiers ainsi que ceux du directeur et voit à leur archivage conformément au système en vigueur.

Elle accomplit toute autre tâche connexe.


Exigences normales et habiletés particulières   
Scolarité
  • Détenir un diplôme terminal du cours secondaire en secrétariat ou détenir un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.
  • Expérience
  • Posséder quatre (4) années d’expérience de travail dans un poste à responsabilités comparables en secrétariat de direction.
  • Autre
  • Excellente maitrise de la langue française, parlée et écrite;
  • Excellente maitrise de la langue anglaise, parlée et écrite;
  • Connaissance approfondie de la suite MS Office;
  • Bonne connaissance de la base de données Filemaker Pro;
  • Sens développé de l’organisation, du service à la clientèle et une facilité à communiquer;
  • Bon jugement, rigueur et discrétion;
  • Habileté reconnue en rédaction (dont les procès-verbaux) et esprit de synthèse;
  • Autonomie, sens de l’initiative et grande disponibilité;
  • Capacité à travailler sous pression.

  • Lieu de travail   
    Traitement   
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