Offre d'emploi   
SECRÉTAIRE ADMINISTRATIVE OU SECRÉTAIRE ADMINISTRATIF RÉGULIER
DIRECTION DE LA RECHERCHE ET DES AFFAIRES ACADÉMIQUES À QUÉBEC
  
Sommaire de la fonction   

Relevant du directeur de la recherche et des affaires académiques, la personne assume la planification, la coordination et le suivi des mandats et dossiers de la direction. Elle accomplit un ensemble de travaux administratifs relatifs à la gestion de l’agenda, à la préparation et au suivi de la correspondance de la direction, à l’organisation de réunions, à la préparation de comptes rendus et à la compilation d’information de gestion.

Principales tâches et responsabilités   

Plus spécifiquement, la personne assure le suivi des dossiers et des mandats et porte à l’attention du directeur, au moment opportun, les dossiers liés aux affaires courantes et périodiques, depuis la mise sur pied de l’opération jusqu’à sa finalité. De plus, elle assure la liaison entre la direction de la recherche et des affaires académiques, les cadres supérieurs et les directeurs de centres pour la gestion, pour le suivi et le traitement des dossiers. Elle voit au respect des échéances et prépare la documentation des dossiers du directeur pour les réunions du comité de direction et des instances de l’INRS.

Elle fournit les réponses aux questions relevant de sa compétence ou identifie celles pouvant être susceptibles d’être traitées par d’autres personnes. Elle prépare une synthèse des problèmes urgents afin de les soumettre à l’attention de son supérieur.

Elle reçoit et traite les appels téléphoniques ainsi que la correspondance et les courriels de son supérieur. Elle propose et initie des actions s’y rattachant et effectue les suivis appropriés. Elle tient à jour l’agenda, vérifie les disponibilités, réaménage l’emploi du temps en fonction des urgences ou des imprévus, fixe les rencontres, en informe les personnes concernées et rassemble les documents pertinents.

Elle effectue des recherches, rassemble des renseignements, documente des dossiers, certains ayant un caractère confidentiel, afin d’en favoriser l’analyse et ainsi faciliter la prise de décisions. Elle rédige des rapports.

Elle assiste aux réunions de la direction, procède à la prise de notes et à la rédaction des comptes rendus et assure le suivi administratif requis. Elle voit à la gestion globale de la préparation et de la logistique de ces réunions (réservations, convocations, aménagement des salles de réunion, mise en place des équipements et/ou outils informatiques requis, production et distribution de la documentation requise).

Elle planifie et organise les déplacements du directeur, effectue les réservations (restaurants, hôtels, transport) et fait le suivi administratif requis.

Elle assiste le directeur dans la préparation et la mise à jour des budgets de la direction et assure le contrôle des disponibilités budgétaires. Entre autres, elle prépare les formulaires de demande de paiement, d’achats, de dépenses, etc.

Elle voit à la production des documents, lettres, rapports ainsi qu’à la mise à jour des données dans les systèmes appropriés. Elle effectue la compilation de statistiques pour divers rapports, conçoit des registres ou des tableaux afin de faciliter les divers suivis et voit à leur mise à jour.

Elle assure la gestion documentaire et la mise à jour du classement de la direction, tant électronique que physique, et tient les listes de dossiers. Elle s’assure du respect des procédures et des standards de secrétariat en vigueur et de la qualité des documents produits.

Elle assure la liaison entre le directeur et les services de l’INRS. Elle assure également la liaison entre les partenaires externes de l’INRS (incluant les partenaires à l’international) et le directeur.

Elle accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou exceptionnellement les tâches d’un poste inférieur lorsque requis. La liste des tâches et responsabilités déjà énumérées est sommaire et indicative.


Exigences normales et habiletés particulières   
Scolarité
  • Détenir un diplôme d’études collégiales en bureautique ou une attestation d’études collégiales en bureautique ou l’équivalent.
  • Expérience
  • Posséder un minimum de six (6) années d’expérience pertinente à titre de secrétaire de direction.
  • Autre
  • Sens développé de l’organisation et du service à la clientèle;
  • Excellente maîtrise de la langue française, parlée et écrite;
  • Très bonne maîtrise de la langue anglaise, parlée et écrite;
  • Habileté reconnue à rédiger;
  • Excellente connaissance de la suite MS Office;
  • Capacité d’analyse et esprit de synthèse;
  • Sens du détail et de la précision;
  • Sens de l’initiative et autonomie;
  • Tact, diplomatie et discrétion;
  • Habileté à communiquer avec divers niveaux hiérarchiques;
  • Capacité à travailler sous pression;
  • Bonne capacité d’adaptation;
  • Excellent jugement et bon sens des priorités;
  • Connaissance des organismes gouvernementaux et des institutions qui encadrent le développement et l’administration de l’INRS, un atout.

  • Lieu de travail   
    Traitement   
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