Offre d'emploi   
SECRÉTAIRE ADMINISTRATIVE OU SECRÉTAIRE ADMINISTRATIF RÉGULIER
SECRÉTARIAT GÉNÉRAL À QUÉBEC
  
Sommaire de la fonction   

Relevant du secrétaire général, et en étroite collaboration avec l’adjointe aux assemblées, la personne assume la planification, la coordination et le suivi des mandats et dossiers. Elle effectue divers travaux reliés à la préparation des réunions des instances. Elle accomplit également un ensemble de travaux administratifs relatifs à la gestion de l’agenda, à la préparation et au suivi de la correspondance, à l’organisation de réunions, à la préparation de comptes rendus et à la compilation d’information de gestion.

Principales tâches et responsabilités   

Plus spécifiquement, elle assure le suivi des dossiers et mandats du secrétariat général et porte à l’attention de son supérieur, les dossiers liés aux opérations périodiques, depuis la mise sur pied de l’opération jusqu’à sa finalité. Elle assure la liaison entre le secrétariat général, les cadres supérieurs et les directeurs de centres pour la gestion, le suivi et le traitement des dossiers.

Elle fournit les réponses aux questions relevant de sa compétence ou identifie celles pouvant être susceptibles d’être traitées par d’autres personnes; prépare une synthèse des problèmes urgents afin de les soumettre à l’attention du secrétaire général.

Elle reçoit et traite les appels téléphoniques, ainsi que la correspondance et les courriels de son supérieur; propose et initie des actions s’y rattachant et effectue les suivis appropriés. Elle tient à jour l’agenda, vérifie les disponibilités, réaménage l’emploi du temps en fonction des urgences ou des imprévus, fixe les rencontres, en informe les personnes concernées et rassemble les documents pertinents.

Elle effectue des recherches, rassemble des renseignements, documente des dossiers, certains ayant un caractère confidentiel, afin d’en favoriser l’analyse et ainsi faciliter la prise de décisions; rédige des rapports synthèses.

Elle planifie et organise les déplacements du secrétaire général, effectue les réservations (restaurants, hôtels, transport, etc.) et fait le suivi administratif requis.

Elle prépare les formulaires de demande de paiement, d’achats, de dépenses, etc.

Elle assure, en collaboration avec l’adjointe aux assemblées, l’organisation et le suivi des réunions des instances en participant, au besoin, à la production et la mise en forme des documents, incluant les projets de procès-verbaux et de décisions et elle contribue à l’organisation physique des réunions des instances.

Elle supporte le secrétaire général et l’adjointe aux assemblées dans le cadre de la révision régulière des documents normatifs.

Elle diffuse sur le site web de l’INRS, les documents à caractère public adoptés par les instances, incluant les décisions et les documents normatifs.

Elle assure la gestion documentaire, le classement et la mise à jour du classement du secrétariat général, tant électronique que physique, et tient les listes de dossiers.

Elle s’assure du respect des procédures et des standards de secrétariat en vigueur et de la qualité des documents envoyés aux instances en support à l’adjointe aux assemblées.

Elle accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou exceptionnellement les tâches d’un poste inférieur lorsque requis. La liste des tâches et responsabilités déjà énumérées est sommaire et indicative.


Exigences normales et habiletés particulières   
Scolarité
  • Détenir un diplôme d’études collégiales en bureautique ou une attestation d’études collégiales en bureautique accompagné d’une attestation de spécialisation professionnelle en secrétariat juridique ou l’équivalent..
  • Expérience
  • Posséder un minimum de six (6) années d’expérience pertinente à titre de secrétaire de direction.
  • Autre
  • Excellente maîtrise de la langue française, parlée et écrite;
  • Excellent jugement et bon sens des priorités;
  • Bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite;
  • Connaissance avancée d’Adobe Acrobat et de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook);
  • Habileté à communiquer avec divers niveaux hiérarchiques;
  • Rigueur et sens développé de l’organisation;
  • Autonome, proactive et flexible;
  • Capacité à travailler sous pression;
  • Discrétion;
  • Bonne capacité d’adaptation;
  • Connaissance de la réglementation relative aux instances décisionnelles.

  • Lieu de travail   
    Traitement   
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