Offre d'emploi   
AGENTE OU AGENT DE BUREAU NIVEAU 4 – SURNUMÉRAIRE
CENTRE URBANISATION CULTURE SOCIÉTÉ À MONTRÉAL
  
Sommaire de la fonction   

Relevant de la gestionnaire de l’administration du centre, sous encadrement limité et en collaboration avec les autres employés, la personne effectue un ensemble de travaux administratifs complexes et diversifiés impliquant la coordination et le suivi de divers dossiers. Elle possède une liberté d'action dans le choix des méthodes et procédés de travail tout en respectant le cadre des pratiques et des règles de fonctionnement en vigueur, dont notamment les règles de confidentialité.

Principales tâches et responsabilités   

Plus spécifiquement, la personne réalise les tâches suivantes :

Elle voit à rembourser les dépenses des employés et étudiants du Centre. Elle s’assure de la disponibilité budgétaire, de la codification budgétaire, du calcul des taxes, de l’admissibilité des dépenses, de la présence des pièces justificatives et des signatures d’autorisation et d’approbation.

Elle tient une petite caisse pour les activités de son secteur.

Elle vérifie et saisit les demandes d’avance de voyages. Elle vérifie les autorisations de voyage et s’assure d’obtenir les signatures appropriées.

Elle produit et attribue les cartes d’accès, gère le système des clés, les distribue aux usagers et forme ceux-ci sur le fonctionnement du système d’accès.

Périodiquement, elle recueille les besoins en ce qui a trait à l’utilisation des locaux en lien avec les opérations du centre de recherche.

Elle forme les usagers sur le fonctionnement du système de photocopies (Equitrac), assure le suivi des comptes et transmet périodiquement un rapport d’utilisation des photocopieurs pour des fins de facturation.

Elle fournit les réponses aux questions qui relèvent de sa compétence et identifie celles qui peuvent être traitées par d’autres personnes; elle prépare une synthèse des problèmes urgents afin de les soumettre à l’attention de son supérieur.

Elle accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou exceptionnellement les tâches d’un poste inférieur lorsque requis. La liste des tâches et responsabilités déjà énumérées est sommaire et indicative.


Exigences normales et habiletés particulières   
Scolarité
  • Détenir un diplôme terminal du cours secondaire ou détenir un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.
  • Expérience
  • Posséder quatre (4) années d’expérience pertinente. Une expérience dans le domaine universitaire serait un atout.
  • Autre
  • Maîtrise de la langue française, parlée et écrite;
  • Bonne connaissance de la suite MS OFFICE (Word, Excel, Outlook);
  • Sens développé du service à la clientèle;
  • Bonne capacité à travailler en équipe;
  • Rigueur et précision dans le travail;
  • Discrétion;
  • Bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite sera considérée comme un atout;
  • Connaissance du logiciel de gestion SOFE (un atout).

  • Lieu de travail   
    Traitement   
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