Offre d'emploi   
AGENTE OU AGENT DE SECRÉTARIAT NIVEAU 3 - REMPLAÇANT
CENTRE URBANISATION CULTURE SOCIÉTÉ À MONTRÉAL
  
Sommaire de la fonction   

Relevant de la gestionnaire de l’administration du Centre, la personne effectue un ensemble de travaux de secrétariat relativement complexes, selon des méthodes et des procédures variées, se traduisant par le suivi de divers dossiers de secrétariat ainsi que l’appui aux activités courantes du Centre.

Principales tâches et responsabilités   

Plus spécifiquement, la personne collabore à la planification, à l’organisation et à la réalisation des rencontres de l’équipe de l'administration et autres réunions : convocations et réservations diverses. De plus, elle participe à l’organisation d’événements de la direction du Centre (colloques, congrès, portes ouvertes, etc.).

Elle participe et effectue les suivis relatifs au programme de perfectionnement. Elle effectue la mise à jour de l'inventaire informatique et du mobilier dans le logiciel de gestion d'inventaire. En collaboration avec la gestionnaire de l'administration du Centre, elle s'occupe de la mise à jour du Plan des mesures d'urgence du Centre. Elle voit à ce que les informations figurant au logiciel de gestion de messages d'urgence et au bottin des occupants soient à jour.

Elle effectue la saisie initiale des remboursements de dépenses dans le système de gestion. À chaque session universitaire, elle s’assure de l’envoi et du traitement des courriels concernant les besoins d’attributions des locaux du Centre.

Elle est appelée à effectuer la mise en page et la révision linguistique de divers documents administratifs. Selon les besoins, elle procède à des mises à jour de procédures administratives.

Elle fournit de l’aide pour effectuer la mise à jour des curriculum vitae communs canadiens des professeurs lors de demandes de subventions CRSH et FRQSC.

Elle peut être appelée à travailler pour différentes équipes de recherche, par exemple en révision linguistique.

Elle assume des remplacements à la réception en l’absence des personnes affectées à ces tâches.

Elle accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou exceptionnellement les tâches d’un poste inférieur lorsque requis. La liste des tâches et responsabilités déjà énumérées est sommaire et indicative.


Exigences normales et habiletés particulières   
Scolarité
  • Détenir un diplôme terminal du cours secondaire avec une option en secrétariat, ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.
  • Expérience
  • Posséder trois (3) années d’expérience pertinente.
  • Autre
  • Maîtrise de la suite MS OFFICE;
  • Facilité d'apprentissage de logiciels divers;
  • Excellente maîtrise de la langue française, parlée et écrite;
  • Sens développé de l'organisation, du service à la clientèle et une facilité à communiquer;
  • Faire preuve de discernement, de discrétion, de ponctualité et de rigueur;
  • Aptitude marquée pour le travail d'équipe;
  • Bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite, est considérée comme un atout.

  • Lieu de travail   
    Traitement   
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